Comment réussir son événement?
Dans le secteur de l’événementiel, dans un monde parfait, la logistique événementielle est pris avec sérieux, mais ça, c’est un monde parfait. Bien souvent, la partie logistique lors d’une organisation événementielle est très souvent organisée avec légèreté. Malheureusement, pour une bonne organisation et une qualité d’événement digne de ce nom, la logistique événementielle doit être pris très au sérieux. Nous allons voir les détails des tâches auquel la logistique événementielle doit être entrepris. Un événement, qu’est-ce c’est ?
Chaque projet événementiel doit être planifié avec beaucoup de précisions, si vous êtes organisateurs d’événements. Être capable d’organiser tout cela avec le sourire et de façon professionnelle. Un événement dans son organisation est une pratique très fragile et il suffit d’un rien pour faire capoter tout votre travail.
Comment pourrait-on définir la logistique événementielle ?
C’est le fait de coordonner tous les intervenants et prestataires afin de réaliser une manifestation ou un évènement, de manière professionnelle. Tous les événements ne sont pas les mêmes, certains sont faciles à organiser, d’autres compliqué et d’autres vraiment trop compliqué. Organiser un événement n’est pas à la portée de tout le monde, nécessite réellement beaucoup d’expérience et de sentir les choses. Bien évidemment, tous les événements ne sont pas comparables comme organiser un concert ou organiser un mariage. Les invités aussi ne sont pas les mêmes, les demandes sont multiples et variées. Il faudra coordonner toute une technicité, une organisation sans faille que ce soit dans le transport et des divers intervenants. Le personnel est aussi important que de commander votre transport frigorifique pour le dîner.
Il faut collecter toutes les informations pour votre événement.
L’organisateur doit prendre en compte tous les points importants et essentiel pour le client. Il faut que le client soit satisfait, il faut que le projet corresponde de façon claire à la marque ou à l’image de marque, que le client veut promouvoir.
Quel type d’événement souhaite faire le client ?
Un mariage ou un séminaire n’est pas tout à fait la même chose et ne doit pas être organisé de la même manière.
Il faut bien saisir la demande pour pouvoir prévoir et intégrer tous les éléments qui doivent être mis en place lors de la manifestation. Le programme, si le client en a un, doit être pris en compte dans ces demandes.
Où est-ce que le client souhaite faire l’événement ?
Avoir une idée précise et se projeter dans les lieux où se passera la manifestation est très importante, car cela définit du bon déroulement ou pas de votre événement. Je m’explique, si l’événement se passe dans un château à l’écart de toute chose, que dans ce château il y a une cuisine, que dans cette cuisine, vous ne trouvez pas certaines choses dont vous aurez besoin, il faut savoir faire l’inventaire de toutes les choses disponibles sur place pour pouvoir au cas où prévoir vos besoins lors de l’événement.
Avez-vous une date pour l’événement ?
Si le client a décidé d’une date pour son événement, il faut savoir quand va se dérouler ce dernier afin de bien planifier la réservation du matériel comme les tables et les tabourets, les chaises, la vaisselle, les réfrigérateurs et les intervenants comme le transporteur, le DJ, les serveurs si vous prenez des extras, les cuisiniers, les techniciens pour l’éclairage et l’ambiance, les techniciens pour la sonorisation, le traiteur, les denrées périssables et l’alcool etc…
Dès que toutes les informations seront regroupées, il faudra après passer à la tarification pour le client. Le devis devra correspondre au plus près au budget que le client souhaite consacrer. Si le devis est au-dessus du prix que souhaite le client, il faudra faire des arbitrages.
La logistique événementielle préparé par un chargé de mission.
La spécificité de la logistique événementiel demande une expertise de haut niveau pour les événements institutionnels, pour les séminaires et rencontre d’entreprise, pour les événements privés tels que les mariages et baptême, pour des soirées VIP, pour des concerts… Que ce soit des petites ou grandes manifestations, selon le nombre de personnes invitées, la logistique événementielle est sur le papier, idem. La logistique événementielle a besoin d’organisation, il faudra tout lister de façon à ne rien oublier et s’il faut catégoriser les besoins, il ne faut pas hésiter ! Comment catégoriser vos besoins en logistique événementiel :
Sur les grandes lignes, nous pouvons trouver tout ce qui tient à la restauration, tout ce qui touche aux intervenants tels que les besoins de sonorisation et lumineux, le stationnement est important aussi ainsi que la signalisation.
Selon les agences événementielles, le listing va changer, de même que l’organisation, en ce qui concerne le matériel, qu’il soit loué ou en possession des intervenants. Il faut bien sûr penser que les invités vont stationner avec leur voiture ou venir par les transports en commun, savoir si à la fin de l’événement, il y aura la logistique du transport comme les taxis ou les VTC.
Accueillir de manière chaleureuse les invités et les guider tout au long de l’événement. Il faut vraiment avoir une vue globale de votre travail pour pouvoir le cas échéant anticiper s’il y a un souci.
Comment se passe le jour où l’événement à lieux.
Les transporteurs s’occuperont d’acheminer tout le matériel sur le lieu de l’événement à une heure précise s’il le faut sur rendez-vous. Ensuite vient le rôle des installateurs s’il faut installer le matériel et tout ce dont vous avez besoin. Une liste de vérification a déjà été fait pour ne rien oublier. Il ne faut pas hésiter à faire des tests sur le matériel, s’il fonctionne ou pas, s’il y a une panne ou pas, et revoir tous les détails de manière minutieuse. Les tests permettent de rassurer tout le monde et de s’assurer que tout fonctionne. Si le test permet de déceler un matériel qui ne fonctionne pas, vous pouvez toujours appeler un coursier pas cher pour qu’il récupère votre matériel léger du lieu de l’événement jusqu’à l’entreprise de location. Ou si le matériel est plus imposant, il faudra trouver un transporteur.
À la fin de l’événement, que fait-on ?
Après l’événement, il faudra tout remballer, en ce qui est du matériel loué, il faudra le ramener chez le Loueur, pour les tables, les chaises et tout ce qui est art de la table. Le transporteur récupérera tout le matériel en fin d’événement pour le déposer le lendemain s’il faut le stocker chez le destinataire. Il faudra trouver un transporteur de confiance comme 2 h transport qui ne vous plantera pas au dernier moment. Surtout si la fin d’événement se termine à 3 h du matin.