Transporteur paris blog – 2htransports

Logistique événementielle on vous explique tout!

La logistique est le domaine des opérations de transport, de stockage et de manutention. Elle fait l’objet d’un développement rapide depuis quelques années. On parle notamment de logistique en événementiel pour les grands rassemblements festifs comme les mariages ou les congrès.

Qu’est-ce que la logistique ?

La logistique est la gestion du flux des biens et des services depuis la source jusqu’au point de consommation. Elle peut s’appliquer à tous les domaines : l’industrie, le transport, l’agriculture, les services publics… La logistique est un processus qui vise à optimiser le transport et l’organisation du travail pour mieux répondre aux attentes des clients.

La logistique avait été définie par Jean-Marie Pelt comme « la science de l’administration d’un réseau de transport ». Mais il est souvent confondue aujourd’hui avec le management dans l’entreprise (planification, gestion de production et stocks). En fait, la croissance économique au cours du XX° siècle nécessitait une organisation plus rigoureuse de la production et des transports par rapport au système artisanal existant alors. On assiste donc à une volonté d’optimisation par différentes techniques telles que la programmation linéaire (planning) ou encore les statistiques industrielles qui permettent d’analyser le marché (demande).

L’organisation et la logistique en événementiel

La logistique et l’organisation sont deux domaines très différents. Le premier consiste à faire avancer les choses, le second à s’assurer que tout se passe bien pendant un événement.

L’organisation signifie planifier et préparer un événement, en veillant à ce que tous les aspects techniques soient pris en charge, des décorations à l’équipement en passant par le menu alimentaire. La logistique consiste à tout transporter de A à B en toute sécurité et à temps.

Bien sûr, il n’y a pas que l’achat de matériel ou la location d’outils, il faut aussi quelqu’un qui se charge de tout coordonner : suivre les budgets, signer les contrats avec les fournisseurs, communiquer avec les autres organisateurs… Bref, être le ciment entre tous ces artisans. /des professionnels impliqués pour que votre fête se déroule sans encombre !

Logistique et prestataires en événementiel

La logistique est une des premières choses à prendre en compte lors de la préparation d’un événement. Elle a un impact considérable sur le succès d’une manifestation, car elle conditionne l’organisation de nombreux aspects :

la planification ;

la communication ;

la qualité des installations et du matériel ;

le choix des fournisseurs et leur respect des délais ;

l’accueil des participants et la manière dont ils sont servis pendant l’événement (si vous organisez une journée portes ouvertes par exemple).

Les secrets de la logistique événementielle

La logistique de l’événementiel

La logistique événementielle est un véritable métier. Cela comprend la gestion des stocks et des flux, le plan de communication, le planning logistique et les transports. Le but est d’organiser une soirée ou un congrès en fonction du lieu où il se déroulera, du temps dont on dispose et du budget alloué à cette organisation. Si vous avez la chance d’avoir beaucoup d’argent pour organiser votre événement, alors vous aurez peut-être besoin de moins chercher à faire au moment d’acheter des choses comme les fleurs ou encore les tables pour pouvoir avoir plus de temps libre pour le reste de toutes les autres choses qui doivent être faites avant que votre nuit soit terminée.

Chefs de projets et organisateurs

Chef de projet – Responsabilités

La charge de chef de projet est une fonction clé dans l’organisation d’un événement. Elle doit veiller à la réalisation des objectifs du client, garantir le respect du budget et du calendrier, optimiser les ressources humaines et matérielles, assurer la coordination avec les différents intervenants… Le chef de projet doit donc être capable d’assurer la cohérence entre les différentes parties prenantes afin que le projet aboutisse à un résultat concret et conforme à la demande initiale.

Chef traiteur – Responsabilités

Pour effectuer sa mission au sein d’une entreprise qui propose des prestations de service (traiteur), le chef traiteur est chargé de concevoir une offre globale incluant :

la création puis l’animation des services proposés -l’organisation générale des activités liées aux établissements ouverts au public -le développement commercial pour amener plus clients vers votre restaurant

Traiteurs

En tant que chef et traiteur, je suis très sensible au travail de mes confrères. Avant toute chose, il est important pour moi de prendre en compte la gastronomie des clients que je vais recevoir chez moi : ce sera différent pour une soirée d’entreprise qu’une soirée privée ou familiale. Tout cela m’inspirera les menus et les présentsation des plats que j’aurai préparés pour eux.

J’apprécie aussi beaucoup le fait de pouvoir être à l’écoute des clients et faire en sorte que mon service les satisfasse pleinement. J’ai une grande fierté professionnelle qui me pousse à toujours faire mieux encore à chaque fois, afin d’amener un plus dans l’expérience client et le souvenir qu’il aura de mon travail.

Animateurs

Un animateur est quelqu’un qui rend l’événement amusant et engageant pour les invités en offrant des divertissements et en encourageant la participation. Leur travail consiste à créer un environnement amusant où les gens voudront interagir les uns avec les autres, avoir de bonnes conversations, se faire de nouveaux amis, passer un bon moment et faire partie d’une expérience incroyable dont ils se souviendront pour toujours.

Les animateurs sont également chargés de diriger des activités qui excitent tout le monde à être là afin qu’ils puissent créer des souvenirs ensemble lors de votre événement. Voici quelques exemples de ce que vous pourriez voir lors d’une animation :

Jeux d’eau

Jeux de bulles

Jeux de volley-ball

Conférences

Un bon orateur est authentique et authentique, non seulement dans la façon dont il apparaît sur scène, mais aussi lorsqu’il interagit avec vous en dehors de la scène – même si cela signifie admettre une erreur ou deux !

Un bon conférencier sera bien préparé pour votre événement, qu’il s’agisse d’un discours d’ouverture, d’une session de formation ou d’une présentation d’atelier – ne vous contentez pas de moins que cela !

Hôtesses d’accueil

Hôtesses d’accueil sont des professionnels de l’accueil qui ont une bonne connaissance du domaine de l’événementiel et ont un rôle important dans la réussite du projet. Elles peuvent être intégrées au sein d’une structure ou être indépendantes. Ceci pourrait être par exemple le cas d’un hôtel, qui dispose déjà de son propre personnel cannelé sur plusieurs services (concierge, restauration, etc.), mais souhaite utiliser ces ressources en complément dans le cadre d’un événement lorsque cela est nécessaire (réception/check-in).

Les hôtesses sont responsables de l’accueil des invités tout au long de leur séjour et veiller à ce qu’ils reçoivent un service chaleureux et personnalisé. Leur mission consiste à aider les visiteurs à trouver facilement les endroits clés comme les toilettes ou le salon VIP par exemple. Ces professionnels ont également pour but de savoir comment accueillir chaque groupe spécifique de clients afin que ceux-ci puissent profiter pleinement du moment passé ensemble.

Barmans

Pour de nombreux événements, un barman est requis. Le rôle du barman est de servir les boissons et de mettre vos clients de bonne humeur. Il est important que vous embauchiez quelqu’un qui sait ce qu’il fait, afin que vous disposiez de tous les bons outils et que vous sachiez comment les utiliser.

Voici quelques conseils pour embaucher un bon barman :

Embauchez quelqu’un qui a de l’expérience dans des bars ou des clubs. S’ils n’ont aucune expérience, demandez-leur s’ils connaissent quelqu’un d’autre qui a travaillé dans des bars ou des clubs. S’ils disent non, c’est probablement qu’ils n’y travaillent pas depuis très longtemps et qu’ils ne savent pas grand-chose de ce qui se passe derrière le bar !

Demandez-leur s’ils peuvent vous préparer des cocktails avant de les embaucher ainsi qu’après lors de séances d’entraînement à la maison (ou ailleurs). Vous devriez également consulter leur site Web / page de médias sociaux, assurez-vous simplement que tout se passe bien avant de les embaucher également !

Photographes

Trouver le bon photographe pour votre événement est crucial. Vos photos sont souvent l’un des seuls moyens par lesquels les participants se souviennent d’un événement, il est donc important de trouver quelqu’un qui puisse capturer le véritable esprit de votre grand jour.

La première étape consiste à décider du type de style que vous souhaitez pour vos photos. Envie de quelque chose de classique et d’intemporel ? Ou quelque chose de plus moderne avec des couleurs froides ? Et la photographie en noir et blanc ? Ces questions vous aideront à affiner votre recherche.

Une fois que vous avez décidé du style d’un photographe, consultez son portfolio en ligne et voyez si son travail semble correspondre à vos besoins. S’ils ne sont pas disponibles à la date qui vous convient le mieux ou s’ils n’ont pas assez d’expérience, essayez plutôt de les contacter par e-mail ou par téléphone !

La réussite d’un événement passe par une bonne logistique.

La réussite d’un événement passe par une bonne logistique. En effet, toutes les étapes de votre organisation doivent être pensées à l’avance pour ne pas se retrouver en retard ou devoir improviser. La logistique est donc un passage obligatoire dans la planification d’un événement et vous permettra de bien préparer votre journée, que vous soyez chef d’entreprise ou particulier.

Vous souhaitez organiser un séminaire important ?

Votre entreprise organise un salon professionnel ? Vous avez besoin de faire partir du bureau toute une équipe ? Au contraire ! Prenez le temps de planifier vos projets car ils nécessitent beaucoup plus que des cartons ou des couverts. Les professionnels en organisation d’événements savent ce qu’il faut faire avant même de commencer à organiser votre manifestation : choisir le bon lieu, déterminer les dates et horaires qui conviennent au groupe concerné… ils ont l’habitude du contact client et peuvent ainsi comprendre rapidement ses attentes et anticiper les problèmes qui pourraient survenir lorsque les choses ne se passent pas comme prévu (plusieurs personnes travaillant ensemble sur un projet peut parfois créer des tensions).

En conclusion, il est important de savoir que l’organisation d’un événement est une activité à la fois dynamique et passionnante.

Il vous faut être prêt à mettre les mains dans le cambouis pour réussir à organiser un événement qui sera une réussite. Pour ce faire, nous vous conseillons de bien planifier votre projet en amont pour ne pas vous retrouver au pied du mur face aux imprévus et enfin prenez garde !

Quitter la version mobile