Demenagement

Déménagement de bureaux en France

Déménagement de bureaux

Le déménagement est un moment fort dans la vie d’une entreprise surtout en 2022. Il faut bien préparer cet événement pour qu’il se déroule sans encombre et surtout, sans trop de stress!

Planifiez un emménagement le plus tard possible

Le choix d’un nouveau local peut vous prendre plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Cela est dû au fait que la plupart des entreprises ont déjà un emplacement fixe et que leur déménagement implique donc une série de procédures administratives. Les procédures de déménagement peuvent également être complexes, car elles comprennent la préparation des locaux pour le transfert (installation d’un système de sécurité et d’alarme). Dans certains cas, il est nécessaire de remplacer les équipements informatiques existants car ils ne fonctionnent pas sur le réseau de la nouvelle maison.

Enfin, il s’agit de l’acquisition de nouveaux équipements pour les bureaux et les salles de conférence afin que tout soit en accord avec leurs besoins spécifiques.

Prévoir une reprise des nouveaux locaux

Décider de la date de prise de possession

Planifier le temps d’installation

Définir les tâches à effectuer

Prévoir d’éventuels problèmes techniques

Faire un déménagement à la fin de la semaine

Il est important de choisir un moment pour bouger pendant lequel vous ne serez pas pressé.

Évitez de déménager le week-end ou pendant les périodes de vacances, car ces périodes peuvent s’avérer difficiles pour vos déménageurs et agents. Vous voudrez également éviter de déménager pendant la période des fêtes si possible, car les gens voyagent et de nombreuses entreprises sont fermées. Vous voudrez que toutes les parties impliquées dans le déménagement puissent se concentrer sur ce qu’elles doivent faire sans se soucier des autres choses qui se passent autour d’elles!

Planifiez une visite complète de la propriété, avec une personne familière avec votre domaine d’activité

Étant donné l’importance de votre entreprise, c’est toujours une bonne idée de faire vérifier le déménagement par quelqu’un qui connaît votre secteur et qui connaît votre mode de fonctionnement. Il serait préférable que cette personne puisse également avoir une idée du type d’espace que vous recherchez.

Cela les aidera à mieux trouver un bureau qui répond à vos besoins et respecte également votre budget. Si vous n’avez jamais eu à trouver de bureau auparavant, il peut être très difficile de savoir quel type d’espace vous devriez rechercher.

Prenez les dimensions exactes des bureaux pour vous assurer de la compatibilité du mobilier ou de l’achat éventuel de nouveaux meubles

Pour déménager un bureau, il ne suffit pas de prendre les dimensions exactes des bureaux pour s’assurer de la compatibilité du mobilier ou de l’achat éventuel de nouveaux meubles. Il est également nécessaire de connaître la taille totale de la pièce à louer et ses particularités.

Le plus souvent, les locaux que vous souhaitez avoir seront en effet grouillants d’employés et toute la journée, chaque personne y passera. C’est pourquoi le choix du mobilier est très important: il doit être adapté aux besoins de votre entreprise; si possible, achetez des meubles qui serviront plusieurs années. Vos collaborateurs devront travailler sans trop se gêner mais surtout sans que leur productivité soit affectée par un environnement peu propice à l’efficacité personnelle et collective (coûts de fonctionnement).

Les meubles spécifiques sont nombreux: ordinateurs portables / postes informatiques centraux / armoires métalliques contenant livres, revues et articles scientifiques / tables d’exposition étanches à base de verre ou de bois verni (pour exposer une collection) / alignements de tiroirs disposés perpendiculairement aux cloisons qui restent fixés au sol plutôt qu’aux portes battantes (pour permettre la circulation des fluides).

Établir un rétroplanning avant la signature du contrat de location, avec les informations pertinentes: adresse actuelle et future, date de fin de préavis, date d’emménagement, étage à occuper

Déménager dans un nouveau bureau est une étape importante, et la préparation de ce déménagement doit être effectuée avec soin. Voici quelques conseils pour vous aider à faire cette transition en douceur :

Établissez un rétroplanning avant de signer le contrat de location, avec les informations pertinentes: adresse actuelle et future, date de fin de préavis, date d’emménagement. Il est utile d’avoir également le niveau de logement souhaité (par exemple 2ème ou 3ème étage), la taille estimée des locaux que vous recherchez, etc.

Contactez l’entreprise qui effectue les déménagements et obtenez plusieurs devis pour comparer les différents coûts affichés par les entreprises concernées (transporteur spécialisé, montage de meubles …). Vous pouvez également prendre note des coordonnées de certains autres fournisseurs de services qui peuvent être intéressants pour votre besoin particulier.

faites attention à certains points qui peuvent transformer un simple projet en un véritable casse-tête.

Cependant, il est important de vous assurer de ne négliger aucun des éléments suivants:

Un transfert tardif

Travail le week-end

Spécifications claires

Souvent, un projet tourne mal à cause d’un ou plusieurs de ces facteurs. S’il y a un changement d’espace de bureau, cela devrait être fait pour une bonne raison et pas seulement parce que quelqu’un a gravi les échelons et s’est procuré un nouveau bureau d’angle chic!

Assurez-vous de la nécessité de changer de bureau, identifiez les raisons de cela et ce que vous attendez de vos prochains locaux.

Avant de décider de changer d’espace de bureau, vous souhaitez en analyser les raisons. Nous vous recommandons d’énumérer toutes vos attentes pour votre nouveau bureau et d’utiliser cette liste comme guide pour évaluer les emplacements potentiels. D’après notre expérience, de nombreuses entreprises surestiment à quel point un déménagement de bureau les affectera en termes de productivité et de satisfaction des employés. Ce qui est plus courant, c’est qu’après une période d’adaptation initiale, les employés finissent par aimer leur nouvel espace autant que leur ancien, sinon plus!

Une fois que vous avez identifié pourquoi il pourrait être temps de déménager des bureaux, demandez-vous quel genre de changements vous aimeriez apporter afin d’améliorer les conditions actuelles. Par exemple: Avez-vous trop d’espace? Y a-t-il trop de salles de réunion? Un manque de domaines de collaboration? Encore une fois, créez une liste avec toutes les idées possibles avant d’aller de l’avant avec le processus de recherche afin que rien ne soit manqué lors de la diligence raisonnable sur les propriétés potentielles ou lors des négociations avec les propriétaires une fois que l’un d’eux a été sélectionné.

Assurer la pertinence des nouveaux bureaux, afin de ne pas avoir à déménager à nouveau dans quelques mois.

L’une des étapes les plus importantes du déménagement de votre entreprise consiste à choisir le bon espace de bureau. Vous avez besoin d’un espace qui reflète les valeurs et la culture de votre entreprise, tout en étant fonctionnel et bien adapté à vos besoins actuels.

Si vous souhaitez commencer petit, un bureau dans un espace de coworking pourrait être un bon choix. Les espaces de coworking sont généralement dotés de toutes les commodités nécessaires pour gérer efficacement une entreprise, sans engagement à long terme ni obligation de location. Le prix variera en fonction du type d’accès souhaité (bureaux privés vs espaces de travail ouverts), mais il devrait être bien inférieur à la location d’un espace de travail individuel dans un immeuble de bureaux traditionnel ou à la location d’un étage entier.

Une autre option consiste à trouver un immeuble commercial existant avec d’autres entreprises occupant déjà une partie ou la totalité de ses étages (appelées « locataires” dans la terminologie immobilière). Cela signifie qu’il n’y aura pas de frais d’emménagement comme l’achat de nouveaux meubles; cependant, cela signifie également que vous pourriez avoir moins de contrôle sur la façon dont les choses sont faites car il y aura probablement déjà des règles établies en place par d’autres locataires qui ne seront peut-être pas toujours d’accord avec les vôtres!

La préparation commence dès que votre décision est annoncée. L’avis est également à respecter lors d’un changement interne.

Respectez l’avis de votre bail actuel.

Prenez conseil auprès d’un professionnel du déménagement pour identifier les raisons qui vous poussent à changer de bureau et ce que vous attendez de vos prochains locaux.

Communiquer avec tous les employés

Lorsqu’il s’agit de planifier un déménagement de bureau, vous devez communiquer avec toutes les personnes impliquées. Il est important d’informer les employés et leurs familles en premier lieu. Ensuite, vous pouvez informer vos clients et fournisseurs. Vous pouvez également communiquer avec les partenaires ou les autres équipes de l’entreprise, si nécessaire.

Rédigez des spécifications précises.

Afin de vous assurer que vous êtes en mesure de trouver un endroit approprié pour votre nouveau bureau, il est important que vous ayez une description détaillée des locaux. Le propriétaire devra savoir quel type d’installations il fournira et si elles répondent à vos exigences. Vous devez également donner une estimation du nombre de travailleurs qui seront basés dans le nouveau bureau et du type d’équipement dont ils auront besoin (ordinateurs, imprimantes, etc.). Soyez clair sur la taille et la disposition des locaux: voulez-vous des bureaux individuels ou des espaces ouverts? Les gens travailleront-ils dans différents pays/régions? Cela déterminera s’ils peuvent facilement travailler ensemble ou s’ils ont besoin de leur propre espace privé. Enfin, assurez-vous qu’il y a suffisamment d’installations de stockage à chaque bureau pour que les employés puissent garder les documents confidentiels hors de vue, mais toujours suffisamment proches pour un accès facile en cas de besoin. En conclusion, la préparation et le suivi d’un déménagement sont indispensables pour vous éviter d’être confronté à des situations plus que difficiles. Cela peut vous faire économiser du temps et de l’argent, si tout est bien planifié et organisé à l’avance.