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La dématérialisation des factures fournisseurs : guide complet

La dématérialisation des factures fournisseurs sera bientôt obligatoire pour les transactions entre entreprises de toutes tailles. Pour ne pas être surpris, il est recommandé aux entreprises, notamment celles qui exercent dans le domaine du transport et de la livraison d’entamer dès maintenant les démarches nécessaires. Dates clés, règles de dématérialisation, outils nécessaires, etc., ce guide pratique vous fournit toutes les informations essentielles sur l’obligation de facturation électronique.

Dématérialisation des factures fournisseurs : qui est concerné et à partir de quand ?

L’obligation de la dématérialisation des factures fournisseurs initialement prévue pour 2024 a été reportée en 2026. Ce report a pour objectif de faciliter le processus transition.

Quelles sont les dates clés de cette nouvelle obligation administrative ?

L’entrée en vigueur de la loi portant sur l’obligation d’émettre et de recevoir des factures fournisseurs sera progressive. Le 1ᵉʳ septembre 2026, c’est la date butoir pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI). Quant aux petites et moyennes entreprises (PME) et microentreprises, elles ont jusqu’au 1ᵉʳ septembre 2027. Ces dates ne concernent que l’émission des factures. En revanche, l’obligation de réception est prévue pour une date universelle pour toutes les entreprises : le 1ᵉʳ septembre 2026. Notez qu’il est prévu que les dates de ce calendrier puissent être repoussées d’au plus 6 mois au besoin.

À qui s’applique l’obligation de réception et d’émission de factures fournisseurs électroniques ?

Cette obligation légale concerne toutes les opérations entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA (taxe sur la valeur ajoutée). Les entreprises établies dans les départements d’Outre-mer (DOM) sont, elles aussi, concernés par cette loi. Par ailleurs, les entreprises des collectivités d’Outre-mer (COM) et des Terres Australes ne sont pas concernées. En effet, la taxe sur la valeur ajoutée n’y est pas appliquée.

Quelles sont les règles en matière de facturation fournisseur ?

Il est important de préciser que la facture numérisée n’est pas équivalente à la facture électronique. Cette dernière répond à des règles bien précises qui en font un document à valeur légale. La première règle à retenir, c’est le transit obligatoire des factures électroniques par une plateforme connue.

Un portail public de facturation (PPF) est prévu à cet effet. Mais les entreprises peuvent opter pour une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) telle Cleemy Achat à la place du PPF. Les PDP doivent être accréditées par l’administration fiscale par immatriculation.

À quelles transactions s’applique la facturation électronique ?

Les transactions devant faire l’objet de facturation électronique sont les :

Ces opérations doivent avoir lieu entre assujettis (entreprises soumises à la loi).

Quid de la conservation et de la sécurisation des factures fournisseurs ?

Les factures fournisseurs doivent être conservées sous leur forme électronique pendant au moins 6 ans à compter de la date d’établissement. Ce délai de conservation concerne aussi bien l’émetteur que le destinataire du document électronique.

Par ailleurs, même si le cachet électronique qualifié n’est pas obligatoire, il permet de sécuriser les factures émises. Il atteste de l’authenticité de l’origine, de l’intégrité du contenu et la lisibilité du document.

Quelles sont les mentions obligatoires supplémentaires d’une facture fournisseur électronique ?

En plus de mentions habituellement présentes sur une facture classique, les factures électroniques doivent porter :

Le non-respect de l’une de ces mentions (absence ou inexactitudes) expose l’émetteur à une amende par mention non respectée et par facture.

Quels sont les avantages de la facture électronique pour les entreprises ?

Les premiers avantages de la facture électronique pour les entreprises résident dans les objectifs de l’administration fiscale :

En dehors de ces atouts, la facturation électronique offre d’autres avantages intéressants aux assujettis.

Optimisation de la sécurité du process

En plus d’apporter une traçabilité accrue aux transactions, la facturation électronique limite les erreurs humaines. Les risques de perte ou de dégradation des documents sont réduits. Les émetteurs ainsi que les récepteurs gagnent en fiabilité concernant le stockage de leurs factures fournisseurs.

Économies financières

Les factures papiers coûtent en moyenne 10-20 euros l’unité contre 5 euros pour une facture électronique. Par ailleurs, le traitement administratif est 50 à 75 % moins cher avec la dématérialisation. La facturation électronique permet donc aux entreprises de faire de réelles économies. Et si ces coûts sont réduits, les tarifs pratiqués par l’entreprise en échange de ses bien ou services peuvent potentiellement être revus à la baisse.

Gain de temps

Avec les factures fournisseurs électroniques, les délais de traitement sont réduits d’environ 75 %. Cela s’explique notamment par la disparition de certaines tâches manuelles telles que le tri du courrier, la saisie et le contrôle. Ces étapes sont automatisées par la dématérialisation.

Par ailleurs, les retards de paiement sont réduits de 12 %. Les litiges sont plus facilement résolus et les entreprises ont plus de temps à consacrer aux missions à forte valeur ajoutée.

Comment choisir son outil de dématérialisation des factures fournisseurs ?

Les outils de dématérialisation de factures ne cessent de se multiplier. Et si bon nombre d’entre eux sont fiables, tous ne se valent pas.

L’accréditation de l’État

Premier critère de choix, votre plateforme de dématérialisation doit être immatriculée par l’administration fiscale. C’est la condition sine qua non pour échanger les informations auprès du portail public de facturation.

La sécurisation des données

Les données de facturation et de règlements sont des données sensibles. Il est donc crucial de s’assurer que le logiciel choisi respecte strictement les normes de sécurité (localisation, protocoles de chiffrement, pare-feu, authentification, sauvegardes régulières, pas de transmission des données à des tiers, etc.).

L’interopérabilité

L’échange de factures entre fournisseurs, clients et partenaires doit être simplifié. Cela implique donc que la plateforme puisse traiter plusieurs formats de factures électroniques et de données de communication. Les plus répandus sont Factur-X, UBL et CII. Assurez-vous aussi que cet outil est compatible avec vos systèmes existants si vous en avez (ERP, logiciel de comptabilité, etc.).

Les tarifs

Le tarif idéal dépend de la taille, des moyens et des besoins de votre entreprise. Le budget réservé à l’outil de facturation doit être proportionnel à la plus-value qu’il apporte. Mieux, demandez-vous si cette plus-value en vaut réellement la peine face au PPF qui est gratuit.

Les services proposés par la PDP

Les services proposés par les plateformes de facturation électronique varient en termes de qualité et de quantité. Vérifiez si vous avez réellement besoin des services proposés et si ceux-ci correspondent bien à votre activité.

Par exemple, une entreprise travaillant à l’international a besoin d’une solution gérant les paiements en devises étrangères. De même, une TPE gagne plus à choisir un outil évolutif qui pourra se développer avec la croissance de son activité. Enfin, un bon outil de facturation électronique doit être ergonomique et proposer un support technique réactif.

Ce qu’il faut retenir

La dématérialisation des factures fournisseurs :

Si vous optez pour une PDP, choisissez en fonction des facteurs suivants : sécurité, interopérabilité, services, coût, ergonomie et réactivité du support technique.

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