Transport de commande alimentaire pour un événement de 250 personnes
Un événement d’entreprise avec commande alimentaire complète
Pour certains événements, le transport de la commande alimentaire est presque aussi sensible que l’organisation de la soirée elle-même. C’est le cas de cette demande reçue pour un événement de 250 invités : enlèvement de produits surgelés, frais et secs en Drive, puis livraison sur le lieu de réception avec manutention complète à l’arrivée.
Entre le respect de la chaîne du froid, le volume de boissons (softs, vins, fûts de bière, champagne) et la coordination avec les horaires du Drive et de l’événement, ce type de mission s’inscrit pleinement dans nos prestations de transport événementiel pour les entreprises et les agences.
La demande de la cliente
La demande nous parvient via le formulaire de contact, pour un événement prévu en fin d’année. Voici le message d’Audrey, organisatrice de l’événement (adresse exacte masquée pour confidentialité) :
« Bonjour,
Dans le cadre d’un événement pour un de nos clients (250 invités) en décembre prochain, nous aurions besoin de faire appel à vous pour transporter notre commande alimentaire (produits surgelés, produits frais et produits à température ambiante).
Adresse de récupération : E.Leclerc DRIVE à Bonneuil-sur-Marne.
Adresse de livraison : un lieu d’événement à Maisons-Alfort.
Date prévisionnelle de livraison : courant novembre.
Concernant le camion, nous avions pensé à un 30 m³.
Je n’ai pas encore la liste détaillée de la commande mais nous prévoyons 18 bouchées surgelées par personne (en moyenne des boîtes de 6 produits), des produits froids et secs pour élaborer 3 recettes et des boissons (softs, vins, fûts de bière et champagne).
Est-il possible d’avoir un compartiment très froid uniquement pour les aliments surgelés ?
Pouvez-vous me transmettre une fourchette de prix en intégrant la manutention pour le chargement et le déchargement, s’il vous plaît ? »
Type de marchandises et enjeux de la chaîne du froid
La commande se compose de trois grandes catégories de produits :
- Produits surgelés : 18 bouchées par personne pour 250 invités, soit plusieurs centaines de boîtes à conserver en dessous de –18 °C ;
- Produits frais et froids : ingrédients pour trois recettes, crèmerie, charcuterie, produits traiteur, etc. ;
- Produits secs et boissons : softs, vins, champagne, fûts de bière, avec un poids non négligeable en verre et en métal.
On n’est donc pas sur un simple transfert de cartons, mais sur un transport à température dirigée, avec un volume important de surgelés à protéger et des boissons lourdes à manipuler. L’enjeu n’est pas seulement d’acheminer la commande, mais de garantir que tout arrive en bon état, dans le bon ordre et dans les bons délais par rapport au service.
Quel véhicule pour ce type de transport alimentaire ?
La cliente évoque un camion de 30 m³, ce qui est une réaction assez fréquente face à un événement de 250 personnes. En pratique, il est souvent plus pertinent de raisonner en fonction :
- du volume réel des surgelés et des produits frais ;
- du nombre de cartons de produits secs ;
- du volume et du poids des boissons (cartons de vins, fûts, caisses de champagne).
Pour un trajet court entre Bonneuil-sur-Marne et Maisons-Alfort, un véhicule de type 12 à 20 m³ correctement organisé suffit largement dans la plupart des cas. Les surgelés peuvent être regroupés dans des caisses isothermes ou bacs réfrigérés (avec plaques eutectiques ou glace carbonique), tandis que les produits frais et secs sont rangés dans le reste du volume. L’important est de séparer clairement les surgelés du reste et de limiter le temps entre la récupération au Drive et le rangement sur le lieu de l’événement.
Informations complémentaires à demander au client
Pour affiner le devis et l’organisation, nous demandons généralement quelques précisions supplémentaires :
- Horaires exacts : créneau de retrait au Drive E.Leclerc + horaire souhaité d’arrivée à Maisons-Alfort ;
- Conditions d’accès sur les deux sites : parking, distance à pied entre le stationnement et la salle ;
- Stockage sur place : chambres froides, congélateurs, frigos, zone de stockage pour les boissons ;
- Conditionnement au Drive : chariots, palettes ou nombreux petits cartons à prendre à la main ;
- Contact sur place le jour J pour coordonner l’arrivée du véhicule et la mise en chambre froide.
Ces éléments permettent de dimensionner correctement le nombre de personnes nécessaires (chauffeur seul ou chauffeur + manutentionnaire) et la durée globale de la mission sur le lieu de l’événement.
Fourchette de prix pour cette prestation
Pour un aller simple entre le Drive E.Leclerc de Bonneuil-sur-Marne et un site d’événement à Maisons-Alfort, comprenant :
- mise à disposition d’un véhicule adapté au volume de la commande ;
- respect de la chaîne du froid pour les surgelés ;
- manutention au chargement au Drive (dans la limite de l’organisation sur place) ;
- transport vers Maisons-Alfort ;
- manutention au déchargement et dépose dans la zone prévue (cuisine, réserve, chambre froide),
il faut compter une fourchette d’environ 380 € HT. Le tarif peut évoluer en fonction de la durée réellement passée sur site, du nombre de niveaux à monter ou descendre et du volume final de la commande (surgelés, frais, boissons).
Conseils pour organiser le transport alimentaire d’un événement
Pour ce type de mission, nous recommandons aux organisateurs et traiteurs de :
- préparer une liste détaillée de la commande (surgelés / frais / secs / boissons) dès qu’elle est disponible ;
- vérifier les capacités de stockage sur le lieu de l’événement (congélation, réfrigération, zone pour les boissons) ;
- bloquer des créneaux horaires clairs entre le Drive et la livraison pour limiter le temps hors froid ;
- indiquer précisément les contraintes d’accès (code porte, étage, ascenseur, distance de portage) au transporteur.
Plus ces informations sont complètes dans la première demande, plus le devis sera précis et la prestation fluide le jour J.
2H Transports, partenaire logistique de vos événements
Que ce soit pour une soirée d’entreprise, un séminaire, un cocktail ou un événement grand public, nous accompagnons nos clients sur le transport de commandes alimentaires depuis les Drives, grossistes et entrepôts jusqu’aux lieux de réception. Basés en région parisienne, nous intervenons régulièrement sur Paris et le Val-de-Marne dans le cadre de nos prestations de transport professionnel au départ de Paris et de sa petite couronne.
Vous préparez un événement avec 100, 250 ou 500 invités et vous devez acheminer surgelés, frais, produits secs et boissons en une seule fois ? Contactez 2H Transports au 09 52 39 05 06 ou via notre formulaire en ligne pour obtenir une proposition adaptée à votre commande, à vos horaires et à vos contraintes d’accès.
