Transport de colis événementiels pour un ministère à Paris
Une demande réelle pour un événement institutionnel
Pour ce cas concret, une agence événementielle nous contacte dans le cadre d’un événement organisé au ministère de la Santé et de l’Accès aux soins, à Paris. Le site ne pouvant pas recevoir les livraisons la veille, tout doit être livré le jour J puis redistribué en fin de journée vers les bureaux de l’organisateur ou un autre lieu. C’est une configuration très fréquente sur les événements institutionnels et les grandes administrations.
« Bonjour, j’organise un événement au ministère de la Santé et de l’Accès aux soins le jeudi 27 novembre. Le matériel ne pouvant pas être livré sur place avant le jour J, nous souhaiterions faire appel à vos services pour la livraison et la reprise des colis. Détails de la prestation : environ une quinzaine de colis (le nombre exact et les dimensions seront précisés ultérieurement). Livraison dès 7 h et enlèvement des colis à la fin de l’événement vers 18 h. Pouvez-vous nous transmettre un devis en précisant les tarifs HT et TTC ? »
Prise en charge et livraison le jour J
La marchandise est récupérée dans le 7e arrondissement, rue de Varenne, au siège de l’organisme qui organise l’événement. Environ une quinzaine de colis sont à charger : documents, supports de communication, matériel pour l’accueil, décoration, éventuellement quelques éléments techniques légers (kakemonos, petits écrans, etc.).
La livraison se fait le même matin, dès 7 h, au ministère de la Santé, avenue Duquesne à Paris. Cela implique de respecter scrupuleusement le créneau horaire, de gérer le contrôle de sécurité à l’entrée du site et de coordonner le déchargement avec les équipes sur place. C’est typiquement le genre de mission que nous traitons au départ de Paris avec 2H Transports, pour des ministères, administrations centrales, organismes publics et agences de communication.
Retour des colis vers les bureaux en fin de journée
La particularité de cette demande tient aussi à la gestion des colis après l’événement. À la fin de la journée, vers 18 h, nos équipes reviennent sur site pour récupérer le matériel : cartons d’archives à conserver, éléments de signalétique, matériel technique, documentation non distribuée, etc.
Les colis sont ensuite livrés à nouveau vers l’adresse définie avec le client (bureaux, lieu de stockage, locaux de l’agence, etc.). Il ne s’agit donc pas simplement d’une « reprise » au ministère, mais bien d’un retour organisé des colis vers un site choisi, avec déchargement à l’endroit souhaité.
Cela demande une vraie organisation en amont : planning de tournée, choix du véhicule, estimation du temps passé sur place, gestion potentielle d’attente à la sortie de l’événement. C’est exactement ce que propose notre service de logistique événementielle avec 2H Transports.
Quel type de véhicule et de manutention pour une quinzaine de colis ?
Pour une quinzaine de cartons de tailles variées, un véhicule utilitaire léger (type fourgon 6 à 12 m³) est largement suffisant. L’intérêt n’est pas de surdimensionner le camion, mais d’avoir suffisamment de volume pour arrimer correctement les cartons, éviter les écrasements et garder un accès facile à certaines références à la livraison (par exemple des cartons à déposer en priorité).
La prestation inclut généralement :
- la présence d’un chauffeur-manœuvre qui prend en charge le chargement et le déchargement ;
- l’utilisation de chariots ou diables pour limiter les allers-retours et sécuriser les charges ;
- l’optimisation de l’itinéraire dans le centre de Paris pour respecter les horaires imposés par l’événement ;
- un retour en fin de journée pour livrer les colis vers les bureaux ou un autre site désigné.
Budget indicatif : 420 € HT pour l’aller-retour
Pour une prestation complète comme celle-ci, comprenant :
- prise en charge des colis à l’adresse de départ à Paris ;
- livraison tôt le matin au ministère (déchargement et mise à disposition dans la salle ou l’espace prévu) ;
- retour en fin de journée au ministère ;
- nouvelle livraison des colis vers les bureaux ou le lieu choisi par le client ;
- manutention à l’aller et au retour par un chauffeur-manœuvre habitué aux sites sensibles,
il faut compter un budget d’environ 420 € HT aller-retour. Le tarif définitif peut être ajusté en fonction du volume exact, du temps d’attente sur place et d’éventuelles contraintes supplémentaires (contrôle renforcé, horaires décalés, deuxième adresse de retour, etc.).
Stockage temporaire si la livraison du soir n’est pas possible
Dans certains cas, la livraison de retour à 18 h n’est pas possible : bureaux fermés, horaires limités, événement qui se termine plus tard que prévu… Nous pouvons alors proposer une solution de stockage temporaire dans notre dépôt en Île-de-France.
Concrètement, nous récupérons les colis au ministère à la fin de l’événement, les stockons en sécurité pendant la nuit puis organisons une seconde livraison le lendemain aux heures d’ouverture du site (bureaux de l’agence, entrepôt, locaux du client final, etc.). Cette option est facturée en fonction du volume stocké et du temps d’immobilisation, mais elle permet de rester flexible sans bloquer l’organisation de votre événement.
Confier votre logistique événementielle à 2H Transports
Que vous soyez agence événementielle, service communication d’un organisme public, cabinet de conseil ou association nationale, vous pouvez vous appuyer sur 2H Transports pour la logistique de vos événements à Paris : transport de colis, matériel de conférence, PLV, décors légers, documentation, cadeaux invités, etc.
Nous intervenons régulièrement dans les ministères, administrations centrales et grandes institutions avec des véhicules adaptés, des chauffeurs habitués aux contraintes de sécurité et une organisation pensée pour respecter vos horaires et ceux de votre client final.
Vous préparez un événement et avez besoin d’un transporteur pour gérer livraison matinale et retour des colis en fin de journée, ou avec stockage temporaire ? Contactez 2H Transports au 09 52 39 05 06 ou envoyez-nous les détails de votre projet via notre formulaire de contact. Nous reviendrons vers vous rapidement avec un devis précis (HT et TTC) et, si besoin, des conseils pour optimiser la logistique le jour J.
