DES PROFESSIONNELS PASSIONNES AU SERVICE DE VOTRE TRANSPORT

Nos solutions de transport événementiel sont conçues pour optimiser votre organisation dans le respect de votre cahier des charges. Nous enlevons votre matériel et le transportons de façon que tout arrive à votre stand dans les meilleurs délais. En cas de besoin, nos équipes sont formées pour vous aider à la gestion, une fois votre matériel déposé : reprise de vos emballages et respect de vos consignes. Vous avez sans doute des exigences toutes particulières, notamment en matière de productivité, de rapidité et d’efficacité. Nos équipes de professionnels connaissent leur métier sur le bout des doigts et seront ravies de vous prêter main forte.

Qu'est-ce que la logistique des événements ?

La logistique d'un événement comprend l'organisation d'une variété de services liés à l'événement lui-même. Il s'agit d'une branche de la gestion d'événements qui traite de questions telles que : Comment mettre en place l'événement et quel équipement utiliser Comment doivent se présenter la nourriture, les boissons et les décorations Comment doit se présenter l'espace ? Comment les invités doivent-ils être accueillis et où doivent-ils s'asseoir ? Comment organiser le divertissement ? Les principaux services liés à la logistique des événements sont la restauration, l'assistance audiovisuelle, le tourisme, la sécurité, l'assistance au transport et au stationnement, l'équipement audio et vidéo, l'assistance Internet, l'impression et la publicité.

Pourquoi la logistique d'un événement est-elle importante ?

Si un organisateur d'événements conclut un partenariat avec un sponsor, il comptera sur ce partenaire pour soutenir son événement. Si le sponsor a des doutes sur la logistique de l'événement, il sera inquiet et voudra probablement retirer son soutien. Pour que l'événement soit réussi, l'organisation devra se fier à la logistique choisie par les organisateurs. Nous avons tous assisté à des événements où la logistique a échoué de manière spectaculaire. L'événement semblait génial sur le papier, mais il a été un désastre dans la pratique. Le lieu était trop petit, le système de sonorisation terrible, la nourriture affreuse, l'hôte désagréable et le personnel incompétent. En tant qu'organisateur d'événements, vous vous demandez probablement pourquoi l'événement n'a pas réussi. La raison en est la logistique : la chaîne qui relie l'événement à son support. Cette chaîne est fragile et il suffit de quelques maillons pour la briser.

La logistique événementielle est l'épine dorsale de tout événement.

Même le concept le plus parfait se désintègre si les services ne sont pas à la hauteur. L'objectif de la logistique événementielle est de soutenir efficacement chaque événement et de s'assurer que tout est prêt à temps et comme prévu. Pour y parvenir, les organisateurs d'événements doivent utiliser les bons outils, personnes et processus. Les conseils suivants sont destinés à aider les organisateurs d'événements dans tous les domaines : - Traiteur : Choisissez un traiteur qui a une bonne réputation dans le domaine et qui est également certifié. Lorsque vous choisissez un traiteur, tenez compte du type d'événement et du budget. Par exemple, un grand événement d'entreprise nécessitera des services différents de ceux d'un mariage. - Assistance audiovisuelle : Choisissez une entreprise qui offre un service complet. Une entreprise qui n'est bonne qu'à installer des systèmes de sonorisation ne sera pas en mesure de répondre aux exigences de votre événement en matière de vidéo de haute qualité. - Sécurité : Choisissez une entreprise fiable. Une entreprise fiable dispose d'un personnel de sécurité de qualité et utilise des équipements fiables. Si une entreprise n'est pas fiable, il est difficile de lui faire confiance. - Transport : Choisissez une entreprise de transport fiable. Vous ne voulez pas d'une entreprise qui a des problèmes avec l'autoroute ; vous voulez une entreprise qui n'a pas de retards fréquents. - Stationnement : Les préposés au stationnement doivent avoir un billet de stationnement valide. Si un préposé au stationnement n'a pas de billet valide, il est difficile de lui faire confiance.

Gestion d'événements : Quand faut-il faire appel à un expert de la logistique et du transport événementiel?

Quelle que soit l'expérience d'un organisateur d'événements, il ne peut pas tout faire. Certains aspects de la logistique événementielle nécessitent des compétences, une expertise et une expérience particulières. Par exemple, il peut être difficile d'organiser des événements dans des zones de haute sécurité, comme les aéroports et les prisons. Le bon service de gestion d'événements vous aidera à faire en sorte que l'événement soit sûr, solide et réussi. Il est préférable de demander une consultation à une société de gestion d'événements dès les premières étapes de la planification. Si la logistique nécessite des changements importants, vous devez faire appel à un expert dès que possible.

Marketing et relations publiques : Quels rôles doivent faire l'objet d'une attention particulière ?

Le marketing événementiel joue un rôle majeur dans le succès d'un événement. Il vise à augmenter le nombre de personnes assistant à l'événement par le biais de canaux non traditionnels, tels que les médias sociaux. Il vise également à stimuler la fréquentation en attirant des sponsors et en séduisant de nouveaux partenaires. Il est important d'avoir une stratégie de marketing pour votre événement. Il est également important de garder à l'esprit que la stratégie de marketing de l'événement doit compléter vos autres stratégies de marketing, telles que votre site web et vos campagnes d'e-mailing.

Comment planifier et exécuter un événement avec succès : Obtenir le lieu idéal pour un événement.

La logistique événementielle est la gestion de tous les aspects d'un événement qui sont liés à son organisation et à son transport. Comme toute autre entreprise, un événement possède également un ensemble unique de logistique interne. Les plus importantes d'entre elles sont le transport, la restauration, la sécurité, la communication et la réception. Si vous considérez qu'un événement nécessite le déploiement de ressources, telles que du personnel, des équipements ou des matériaux, il s'agit également d'une opération logistique. Tous les aspects d'un événement, tels que la conception, la production, l'exécution ou l'organisation d'une réception, feraient partie de la logistique événementielle.

Logistique événementielle rigoureuse

Comme son nom l'indique, la logistique événementielle est celle qui est robuste et rigoureuse. Elle exige une grande attention de la part de toute l'équipe, car c'est elle qui fait ou défait l'événement. Vous devrez vous concentrer sur le timing de la logistique, par exemple quand le soleil se couche, quand le fournisseur arrive, quand il fait beau, etc. Il vous incombera de coordonner tout cela. Il est également essentiel de penser au transport des marchandises, à l'arrivée du traiteur, à sa mise en place et à la façon dont il sera utilisé. Il est important de penser à la logistique de la réception, comme l'endroit où l'événement aura lieu et le nombre de personnes qui y assisteront.

Timing de la logistique de l'événement

Le timing de la logistique n'est pas quelque chose que vous pouvez fixer au hasard. Il est crucial pour le bon déroulement de l'événement. Si la logistique est effectuée dans le mauvais ordre ou au mauvais moment, cela peut être la raison pour laquelle l'événement n'aura pas lieu. Pour éviter cela, vous devez vous assurer que les ressources nécessaires sont en place au bon moment. Cela inclut le transport, les traiteurs, la sécurité, l'équipement, etc. En fonction de l'événement, vous devrez réfléchir au moment où tout cela sera mis en place.

Structure organisationnelle de la logistique événementielle

Pour que l'événement ait lieu, vous devrez constituer une équipe. Vous devrez coordonner leurs efforts et vous assurer qu'ils sont prêts à assurer le succès de l'événement. Bien entendu, ce ne sera pas une tâche facile. En outre, chaque événement comporte son lot de défis et vous devrez les relever le plus efficacement possible. Pour ce faire, vous devrez mettre en place une structure avec un responsable et une équipe. Vous devrez assigner des tâches à l'équipe et suivre leurs progrès. Il est également important de leur fournir des ressources telles que le budget et les installations.

Résultat final

La logistique d'un événement n'est pas un événement unique. Il s'agit d'un processus qui doit être suivi en permanence. Ce n'est que lorsque tout sera terminé que vous pourrez dire que vous avez réussi la logistique de l'événement. Si vous avez assisté à de nombreux événements en tant que manager, vous verrez toujours que la dernière heure de l'événement fait partie de la logistique. C'est à ce moment-là que l'équipe ne fait pas tout ce qu'elle était censée faire. Elle laisse certaines choses en suspens, elle oublie certaines choses et elle n'exécute pas aussi bien qu'elle aurait dû le faire. Il est toutefois possible d'éviter cela. Vous devrez penser au processus logistique et à la partie exécution. Vous devrez tenir compte de l'heure de l'événement et de tous les autres détails.

La logistique événementielle est le processus par lequel les événements sont gérés.

Ces événements peuvent être de grande ou de petite envergure, publics ou privés, et sont organisés à des fins diverses. Pour ces événements, un ensemble complexe de ressources, telles que le transport, l'équipement, la restauration, la sécurité, etc. est nécessaire. Lors de la planification d'un événement, vous devez vous assurer que vous choisissez le bon lieu, que vous obtenez tous les permis nécessaires et que la logistique associée à l'événement est en place. En raison de l'importance de la logistique d'un événement, il est crucial de s'assurer que vous choisissez la bonne personne pour ce travail. Telles sont les étapes que vous devrez suivre pour assurer le succès de votre événement.

La logistique d'un événement peut être une affaire délicate. Une seule erreur peut avoir de graves conséquences pour l'événement et ses sponsors. Pour éviter que cela ne se produise, la logistique événementielle joue un rôle majeur dans le succès de chaque événement.

Livraison d'événements sur mesure avec une performance personnalisable

Quels sont les outils à utiliser pour les différentes tâches ?

Si vous voulez devenir un maître de la logistique, la préparation est essentielle. Pour commencer, vous devez identifier clairement les objectifs de votre logistique. Dans le cas d'un cadeau d'entreprise, vous souhaitez organiser l'envoi de cadeaux que les employés pourront récupérer à la succursale. Dans le cas de repas, vous voulez organiser la logistique des travailleurs et de leurs superviseurs pour livrer les repas. Si vous organisez un événement qui rassemble des clients, vous voudrez organiser la logistique des cadeaux que vous voulez envoyer aux clients. De même, la logistique de l'événement lui-même.

Comment établir des priorités dans la livraison de vos événements ?

Lors de la planification de votre logistique, vous devez faire la distinction entre les différents événements et les différentes logistiques. Par exemple, il serait illogique de prendre en compte la logistique d'une mission de cadeaux d'entreprise sans prendre également en compte la logistique de l'événement. Or, on peut donner la priorité à la logistique des cadeaux en valorisant la livraison de l'événement. De même, nous pouvons donner la priorité à l'organisation de l'événement en accordant une plus grande importance à la logistique des cadeaux. Important : cette méthode n'est pas exhaustive. Vous pouvez également donner la priorité à la livraison de l'événement en valorisant la logistique de la mission de cadeaux d'entreprise.

3 façons d'organiser la logistique de vos événements

Si tout ce que vous voulez faire est d'organiser la logistique des cadeaux, vous n'avez pas besoin d'utiliser 3 méthodes différentes. Cependant, ce n'est pas le cas si vous voulez être un gestionnaire logistique efficace et performant. Livraison en libre-service : Cette méthode peut être utilisée lorsque les clients sont libres de venir chercher leurs cadeaux en agence. Elle implique la livraison des produits dans les locaux de la succursale, ce qui relève de la responsabilité de cette dernière. Enlèvement dans la même succursale : Cette méthode peut être utilisée pour la livraison de déjeuners ou pour la livraison de cadeaux. Dans ce cas, le client doit se rendre dans l'agence pour récupérer les produits. Enlèvement sur commande : Cette méthode peut être utilisée pour les cadeaux d'entreprise. Dans cette méthode, la succursale passe des commandes auprès du fournisseur. Les clients, qui ont été désignés comme distributeurs dans leur entreprise, viennent chercher les produits.

En gérant et en organisant la logistique de vos événements, vous serez en mesure d'être plus efficace et plus performant que vos concurrents.

Une fois encore, l'agence joue un rôle essentiel dans la logistique d'un événement : c'est ici que les invités venus fêter leur anniversaire ou leur remise de diplôme seront reçus, que leur déjeuner sera servi ou qu'ils recevront leurs cadeaux. En tant qu'agence, vous êtes le visage de votre entreprise. C'est pourquoi vous devez être impeccable, impeccable, impeccable. Par votre professionnalisme, vous pourrez montrer que votre entreprise est la bienvenue, qu'elle est fiable. De cette manière, vous pourrez faire de votre agence une scène naturelle de ses événements. Il s'agit notamment de cadeaux d'entreprise, de repas et de cadeaux pour des événements internes, tels que des événements d'intégration ou de team-building. C'est pourquoi vous devez réfléchir davantage à la logistique de ces événements et mettre en pratique les bonnes pratiques décrites ci-dessus.