Pour la réussite d'un événement, il est fondamental de connaître le rôle de la logistique événementielle
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Pour la réussite d’un événement, il est fondamental de connaître le rôle de la logistique événementielle

La logistique événementielle nécessite une gestion minutieuse, en effet, la préparation et le déroulement d’un événement sont soumis à des règles précises, ce qui nécessite un équipement adéquat sur le site. Les types d’événements tels que les événements sportifs ou les événements d’entreprise sont autant une manière d’organiser un événement que la logistique qui est différente d’un événement à l’autre. L’un des éléments les plus importants de l’organisation d’un événement est le transport, entre autres. Comment bien préparer son spectacle événementiel et le timing qui va avec ? Inclusion immédiate dans cette logistique événementielle et ses faces cachées….

Au nom de ses nombreux clients, 2H transport et logistique événementielle, pour faire de ces événements une réussite nous vous donnerons quelques conseils, nos dernières minutes.

Logistique événementielle c’est quoi ce concept ?

Tout événement nécessite une organisation précise dans le but de tout coordonné de manière pleine et entière afin qu’un événement se déroule dans de bonnes conditions. Des compétences sont également requises dans tous les domaines. Mais bien entendu, chaque épreuve ou épreuve requiert plus ou moins d’autres compétences variées. Concernant un concert, le matériel à transporter n’est-il pas le même que pour un événement sportif de toute façon ? Chaque client a un besoin spécifique, donc les besoins varient selon les cas : besoin personnalisé pour un client et un autre une solution logistique pour une livraison à heure précise

  • Vous souhaitez envoyer des cadeaux à vos clients qui se trouvent dans toute la France.
  • Vous souhaitez faire livrer vos produits pour l’organisation d’un événement virtuel mais la livraison n’est pas urgente.
  • Vous souhaitez envoyer des produits à vos entreprises clientes mais vous disposez de plusieurs centaines d’adresses et de livrer dans un délai précis.
  • Vos Palettes sont à récupérer à la fin de votre événement à 22h. mais les entreprises traditionnelles ne peuvent pas le collecter. Comment est-ce que tu fais ça?
  • La première fois que vous avez organisé votre événement, votre transporteur a raté votre livraison et vous avez tous subi de très gros dégâts car votre envoi étant soumis à votre événement, vous n’avez pas pu ouvrir votre stand.

Chaque événement est unique, nous allons citer quelques exemples :

Des événements sportifs tels que des matchs de football de rugby dans différents stades l’emmènent de Lyon à Paris à Lille à Bordeaux.
Les séminaires d’entreprise peuvent être organisés dans de grands hôtels à Paris et dans toute la France tels que Lyon, Marseille, Cannes et Nice.
Une réception privée pour le lancement d’articles et pour une marque de mode.
Concerts pouvant être joués dans tous les lieux de type événement.
Spectacles tels que théâtres et lieu artistique dans ce quartier très prisé après le confinement.
Les livraisons Fly-caisse sont le lieu théâtral et artistique.
Pour chaque événement, la société spécialisée dans le transport événementiel analysera vos besoins et vous proposera la meilleure solution, qu’elle soit financière ou pratique. En fonction de votre budget et de votre timing, vous pouvez faire appel à une société de transport événementiel pour l’organisation de votre événement en toute sécurité.

La logistique événementielle et ses besoins ?

L’organisation d’un tel événement doit se faire de manière minutieuse. Le timing est essentiel dans la logistique de l’événement et doit être respecté sous l’hébergement, il faut donc être très attentif à ce fait. Préparez-vous bien en amont, le transport événementiel peut être compromis en cas de retard si le transport est défaillant ou tout autre mayon dans la logistique événementielle, c’est l’ensemble de l’événement qui est remis en cause. Il existe de nombreux intervenants dans cette chaîne logistique tels que le propriétaire des lieux, les traiteurs, le transporteur, les logisticiens éclairage etc…
Il arrive souvent que le matériel tombe également en panne lors de votre événement. Savoir être réactif en tant qu’organisateur d’événement est très important car votre événement dépend de beaucoup d’aléas techniques. Il faut être capable de réagir assez rapidement. En tant qu’organisateur vous devez offrir une expérience unique et des rêves à vos yeux, ainsi les participants ne doivent pas se rendre compte qu’il existe un aléa technique, même mineur. Si vous avez un retard de transport au niveau de vos repas préparés pour l’organisation de votre événement, les participants constateront qu’il y a un problème. Un seul grain de sable et peut mettre en péril votre organisation. Une organisation très soignée semble être la meilleure des préparations. Assurez le succès de votre événement en anticipant tous les problèmes auxquels ils peuvent être soumis.

Logistique événementielle et transport comment ça se passe ?

Le transporteur peut assurer la partie proprement dite qu’est le transport de marchandises, plats cuisinés, palettes, éléments de décoration, votre matériel de sonorisation et d’éclairage. Aussi les contraintes de timing et de sécurité sont également assurées par les transporteurs. Les contraintes administratives sont également fréquentes dans les événements comme les dispenses et les attestations administratives des mairies ou des organisateurs d’événements.

Dans quel cas un prestataire externe pourrait-il intervenir en logistique événementielle ?

Si l’objectif est de trouver le professionnel du secteur, il faut vraiment s’adresser à quelqu’un ou à une entreprise spécialisée dans l’événementiel. C’est la base du métier, les contraintes en termes de timing et de logistique sont prises en charge par un professionnel qualifié. Ce professionnel ainsi engagé, tous les aspects et les détails ne nous seront pas négligés. Les délais de ramassage et de livraison sont respectés ainsi que le mode de transport, que vous ayez besoin d’un camion à hayon ou non, que vous ayez besoin d’un transpalette ou non, ou que vous ayez besoin de grosses mains pour décharger ou non. Le transporteur est le seul professionnel conscient de sa capacité pour une livraison événementielle à savoir s’il saura respecter les horaires en cas de manutention. Ceci est très important étant donné que si le transporteur n’estime pas correctement les heures de traitement, il pourrait y avoir un sérieux retard dans le ramassage ou la livraison.

Comment évaluer la fiabilité et la qualité du transport assuré ?

La qualité du transport assuré est la ponctualité entre autres, car tout retard a vraiment un impact énorme sur l’événement. L’expérience est un facteur à prendre en compte dans le transport événementiel et pour bénéficier d’un service de transport sur mesure. Quel que soit le transport demandé, qu’il s’agisse d’un transport frigorifique pour un événement ou d’un transport de palettes pour un salon, nos chauffeurs-livreurs peuvent dans tous les cas s’adapter même si les horaires sont contraignants. Notre service de transport est garanti au bon moment et au bon moment. La réussite de votre événement repose sur un véritable partenaire spécialisé dans l’événementiel.

Comment fonctionne le transport événementiel avec nos clients chez 2h transport ?

Logistique événementielle et quelque chose de très complexe qui nécessite une attention particulière et la mise en œuvre la plus précise de la part de nos clients. Le transport de marchandises encombrantes, le transport frigorifique qu’il soit à température positive ou négative, le déplacement de gros volumes de colis sont les nombreuses tâches que doit accomplir le transporteur. Pour chaque type d’événement interne, il est très difficile de répondre au besoin sans pouvoir explorer toutes les opportunités. Le besoin des conseils d’un transporteur expérimenté peut simplifier la procédure. Une solution logistique sur mesure et simplifiée sera mise en place par le transporteur.

2h transport est devenu en quelques années un expert dans l’optimisation des trajets réguliers

Si vous avez une demande particulière concernant un détournement ou une navette régulière, vous avez la possibilité de faire appel à notre compagnie de transport. En effet, une navette régulière et toujours plus intéressante en terme de prix et en terme de régularité que les courses à la demande. Par exemple, voyons pour les sites e-commerce, le fait d’envoyer régulièrement des colis à des clients, qu’ils soient particuliers ou entreprises, est plus rentable que si vous expédiez vos colis sans passer par la distribution. Si vous disposez de navettes régulières en fonction de l’événement, vous avez la possibilité d’optimiser grandement votre transport et donc les coûts, car votre transport sera programmé bien à l’avance et donc il sera optimisé par notre société de transport. Pour la distribution, nous sommes équipés des dernières fonctionnalités de livraison en direct. Notre application de diffusion en ligne permet au transporteur de se géolocaliser, de poster des commentaires sur la livraison, de prendre des photos également pour se géolocaliser, et de connaître en temps réel l’état de votre livraison. Un lien de saisie vers l’autre application sera envoyé au client qui pourra voir en temps réel si le colis a été livré ou est en cours de livraison. Vous êtes rassuré que nous prenons notre entreprise au sérieux.

Transport de denrées alimentaires, à température ambiante, du positif au négatif

En toute sécurité, vous pourrez transporter vos denrées alimentaires avec votre entreprise de transport tout en respectant la législation en vigueur concernant le transport frigorifique. Ce type de transport est très apprécié des entreprises et des agences événementielles. Strict respect des normes sanitaires et obligation en tant que transporteur, nous avons notre réputation en jeu mais aussi la loi qui l’exige. La chaîne du froid sera toujours respectée, car c’est la santé des participants qui est en jeu. Comprendre les enjeux du transport événementiel est essentiel au bon fonctionnement et au bon déroulement de votre événement. Nous disposons de toutes les gammes de véhicules pour le transport frigorifique de 3 mètres cubes à 20 mètres cubes bi-température. Nous disposons également d’un conteneur en polystyrène pour faciliter le transport de certaines denrées alimentaires qui ne peuvent être manipulées par un véhicule de petite gamme. Tout sera mis en œuvre pour répondre à la demande de transport frigorifique ou alimentaire pour votre événement.